Организация документооборота и контроль за ним, функционирование единой системы делопроизводства в Администрации Раиса Республики Татарстан (далее-Администрация) обеспечивается Управлением документационного обеспечения и контроля Раиса Республики Татарстан.
Доставка документов в Администрацию Раиса Республики Татарстан осуществляется средствами почтовой, фельдъегерской, электрической связи, через нарочных (курьеров), по системе электронного документооборота (далее ЭДО).
С помощью почтовой связи в Администрацию доставляются письменная корреспонденция в виде простых, заказных, ценных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, посылок, а также печатные издания.
По каналам электрической связи поступают: телеграммы (телетайпограммы), факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.
Почтовый адрес для направления корреспонденции:
Администрация Раиса Республики Татарстан, Кремль, г.Казань, 420014.
Факс Управления документационного обеспечения и контроля Раиса Республики Татарстан: (843) 292-70-88.
Телефон для справок: (843) 567-89-68.
e-mail: ap.rt@tatar.ru
Приём и рассмотрение корреспонденции без предварительной регистрации в отделе делопроизводства не допускаются.
Регистрации подлежат все документы, требующие учёта, исполнения и использования в работе, как создаваемые внутри Администрации, так и поступающие из федеральных и республиканских органов власти и управления, органов местного самоуправления, руководителей субъектов Российской Федерации, зарубежных государств, а также различных организаций и частных лиц.
Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания в системе ЭДО.
Все служебные документы регистрируются в отделе делопроизводства один раз: поступающие - в день поступления (кроме выходных и праздничных дней), создаваемые - в день подписания или утверждения.
Корреспонденция, доставленная нарочным, принимается непосредственно работниками отдела делопроизводства или помещается в специальный опечатываемый металлический ящик, установленный на посту ведомственной полиции в здании Администрации Раиса Республики Татарстан (девятый корпус). Выемка указанной корреспонденции производится не менее двух раз в течение рабочего дня.
Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, в выходные и праздничные дни, также помещается в указанный ящик. Выемка корреспонденции осуществляется в ближайший рабочий день.
Документы, адресованные Раису Республики Татарстан, Руководителю Администрации Раиса Республики Татарстан, подписанные первыми должностными лицами, или лицами, официально их замещающими, после регистрации и соответствующей подготовки передаются на доклад, как правило, в день их поступления.
Указание об исполнении документа дается в форме поручения Раиса Республики Татарстан, Руководителя Администрации Раиса Республики Татарстан и направляется по системе ЭДО непосредственно исполнителю поручения. Не подключенным к системе электронного документооборота организациям рассмотренный документ (или копия документа), распечатанный на бумажном носителе, направляется через почтовую, фельдъегерскую связь.
